Behandlingsansvarlig
Kommuner som arbeider med Hjernen&Hjertet er behandlingsansvarlige. Rambøll arbeider under instruks fra kommunen som databehandler.

Formål med behandlingen
Registrering og behandling av data i Hjernen&Hjertet har til formål å understøtte fagpersonalets arbeid med barnets kompetanser og trivsel samt evaluering og utvikling av leke- og læringsmiljøet.

Databeskyttelse
Som behandlingsansvarlig er det kommunen som skal fastlegge retningslinjene for medarbeidernes arbeid med data i Hjernen&Hjertet. Det er kommunens medarbeidere som sikrer at det kun skjer nødvendig registrering av persondata i systemet. Rambøll behandler alle persondata i Hjernen&Hjertet i samsvar med personvernsforordningens regler.

Databeskyttelse i Rambøll
Rambøll har formulert en generell rutine for persondatahåndtering og foretar løpende interne og eksterne kvalitetsvurderinger vedrørende overholdelse av virksomhetens sikkerhetsprosedyrer. Ansvarlig for databeskyttelsen er Rambølls Data Protection Officer, Christina Hansson.

Hjemmelsgrunnlag for behandlingen
Hjemmel til behandling av persondata i Hjernen&Hjertet hentes i lovgivningen for hhv. barnehage, skole og utdanning. I noen tilfeller hentes hjemmel til databehandlingen ved avgivelse av samtykke fra de registrerte eller de registertes foresatte. Data behandles fortrolig og etter databeskyttelsesforordningens regler.

Kategorier av personopplysninger
I Hjernen&Hjertet behandles både alminnelige og sensitive personopplysninger. Herunder kontaktopplysninger, samt opplysninger om barnets kompetanser, trivsel og sunnhet og i noen tilfeller sosiale og private forhold.

Mottakerne av personopplysninger
Personopplysninger i H&H gjøres tilgengelig for relevante fagpersoner tilknyttet barnets barnehage/skole samt utvalgte forvaltningsmedarbeidere. Foreldre og foresatte har rett til å få opplyst hvem som har adgang til å se barnets opplysninger og få adgang til å se alle registreringer om barnet i systemet.

Perioden for behandling
Opplysninger i systemet om et barn slettes senest 5 år etter at barnet har forlatt barnehagen eller skolen. Kommunen kan fastlegge interne prosedyrer som betyr at data slettes hurtigere fra systemet enn ovenfor anført.

De registrertes rettigheter
De registrerte har rett til å få innsikt i data og få fjernet uriktige opplysninger om barnet samt få vite hvor lenge opplysningene bevares i systemet som persondata. Foreldre og foresatte har rett til å få utlevert barnets opplysninger fra systemet. Disse rettighetene utøves ved henvendelse til den relevante forvaltningsenhet i den behandlingsansvarlige kommunen.

Tilbaketrekning av samtykke
Hvis det er gitt samtykke, har den registrerte rett til å tilbaketrekke samtykket.

Retten til å klage
Foruten muligheten til å klage til kommunen har den registrerte muligheten til å klage til tilsynsmyndigheten. Datatilsynet (www.datatilsynet.no) er tilsynsmyndighet i Norge.

Automatiske avgjørelser
Det uføres ikke automatiske avgjørelser eller profilering av personopplysninger omkring den registrerte.

Annet
Alle henvendelser vedrørende ovenstående forhold bes rettet til den relevante forvaltningsenhet i den behandlingsansvarlige kommunen.